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一般账簿按年打印,遇税务、审计等管理部门检查时,应按其要求,及时打印有关账簿、报表等。
(四)各类账簿在每一会计年度结束后一个月内必须完整打印,装订成册存档。
发现已打印的纸质会计档案有缺损时,必须补充打印。
所有记账凭证数据和明细分类数据都存储在计算机内的情况下,总分类账可用“总分类账本期发生额及余额对照表”
替代。
(五)每月结束后10日内、年度结束后30日内,财务人员应将打印的记账凭证分月按凭证序号整齐装订成册,由财务负责人或财务主管、审核人员和装订人员签名或盖章,存档妥善保管。
(六)每月结束后15日内、年度结束后45日内,财务人员应将打印的会计报表和有关会计资料整齐装订成册,并加盖单位公章由单位负责人、财务负责人或财务主管签名或盖章,并加盖单位公章,存档妥善保管。
(七)存储在磁盘、光盘等存储介质上的会计电子文档由电算维护员保管。
(八)电算维护员每月至少将工作日志备份一次,经电算主管审核确认,交会计档案管理员保存。
未做备份的工作日志不得删除。
(九)保存的会计档案应为本单位积极提供利用,档案必须进行科学管理,做到妥善保管、存放有序、查找方便。
第二十四条电算化会计档案的保管要求
(一)电算化会计档案存放地点应达到防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等要求,重要会计档案应准备双份,并尽可能存放在两个不同建筑物内。
(二)对纸质会计档案和存储介质保存的会计档案应分类保存。
(三)会计电算化档案的保管时间
计算机打印的会计凭证、会计账簿、会计报表的保管期限及电子会计档案的保管期限与手工账保管期限一致。
购买会计电算化专用的计算机、打印机的报价单、保修单、使用说明书、购机清单等资料作为会计电算化硬件档案保管,保管期限至相应硬件被出售、报废等处置完毕。
电算化系统软件的程序盘、使用说明、合同等全套软件档案应妥善永久保存。
(四)日常备份存贮介质由电算维护员妥善保管、统一编号,应装在保护封套或包装盒中,并置于保存柜中。
年度以存储介质保存的会计数据备份盘交由纸质档案管理员统一归档保存。
第二十五条电算化会计档案必须严格执行安全和保密制度,会计档案不得随意堆放,严防毁损、散失和泄密。
各种会计资料(包括纸质和用存储介质保存的会计数据),未经单位领导同意,不得外借和带出单位。
经单位领导同意借阅会计资料,应该履行相应的借阅手续。
存放在存储介质上的会计资料借阅归还时,还应该认真检查其安全性和完整性,防止感染病毒和数据丢失。
第二十六条电算化会计档案保管期满后,按财政部《会计档案管理办法》的要求进行销毁。
第六章附则
第二十七条本制度由财务管理总部会同信息技术中心负责解释。
第二十八条本制度自发布之日起实施。
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