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③销售和收款应与记账相分离;
④填制发票的人员不能同时复核发票;
⑤办理退货实物验收的人员必须同退货账务记录人员相分离;
⑥应收账款记录人员不能担任该账目的核实工作。
2.授权审批制度
授权审批是指每一项经济业务的执行必须经过一定形式的授权或批准。
企业应当建立有效的销售与收款业务授权审批制度,明确授权的责任,建立经济业务授权审批的程序。
3.客户资信控制
企业应正确制定信用政策,确保赊账客户在信用额度内进行赊销。
为此,企业应制定企业的信用政策,确定信用标准、信用条件和收账政策。
销售部门应对每一个客户进行信用调查,并根据信用情况确定信用期限、信用额度,并经企业负责人批准。
每个客户的授信额度应定期审查归档,必要时作出调整要经有关人员审核。
企业应根据销售及资金回笼情况对客户的资信额度进行动态管理。
4.销售与发货控制
销售环节是企业生产经营环节中的重要环节,企业要提高在市场经济环境中的竞争能力,就要扩大销售,占领市场。
①销售环节控制。
根据市场的发展和变化制订长期销售预测和年度销售计划,企业应充分考虑其市场占有率和存在的风险,结合历史的及现有的市场状况、企业自身状况、竞争对手状况、顾客的状况、营销政策及发展目标,结合市场调查的统计,对未来的市场情况及发展趋势进行长期销售预测。
②风险控制。
企业应当建立风险防范机制,并采取措施保证其正常有效地运行。
③折扣与折让是营业收入和应收账款的抵减项目,企业应建立严格的审核制度。
对多数企业来讲,给予客户一定的折扣是相当普遍的销售行为,因此企业应当制定较为详细的折扣政策或规定,例如,商业折扣规定应详细说明可以享受折扣的客户的条件,不同数量和品种的购货订单可享受的折扣比例等;现金折扣规定应详细说明适用的范围和不同支付时间可享受的折扣比例等。
折扣政策必须得到有关授权人员的批准,办理现金收入或记录应收账款明细账业务的人员不能同时负责给予客户的折扣的业务。
5.收款控制
对赊销业务的应收账款或应收票据必须及时分户登记,定期进行应收账款账龄分析。
企业应当按照客户设置应收账款明细账,及时登记每一个客户的应收账款增减变动情况和信用额度情况,定期与往来客户通过函证等方式核对往来款项。
如有不符,应查明原因,及时处理。
对于应收账款的坏账损失,在实际发生的时候计入“营业外收入”
。
6.监督检查制度
企业应当建立对销售与收款的内部控制的监督检查制度,明确监督检查机构及人员的职责权限,定期或不定期的进行检查。
检查是否存在不相容职务混岗的现象;检查大销售与收款业务的授权和批准手续是否正当;检查应收账款的正确性、时效性和合法性;检查凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全,保管是否有漏洞。
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