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通知凭证是要求、指示或命令企业执行某项经济业务的凭证,对这类凭证的管理,不能完全等同于其他原始凭证,因其不能证明经济业务已经完成。
例如:物资订货单、扣款通知等。
执行凭证是对某项经济业务执行后填制的原始凭证,可以证明经济业务已经完成。
例如:入库单、出库单、各种收据等。
计算凭证是对正在进行或已经完成的经济业务进行计算的凭证。
但是,该凭证上的数字是按照一定的方法计算后形成的。
例如:工资结算汇总表、辅助生产费用分配表、制造费用分配表等。
6.按照填制经济业务数量的不同进行划分
原始凭证按照填制经济业务的数量不同划分为单项原始凭证和汇总原始凭证。
单项原始凭证是指记录单项经济业务的原始凭证。
汇总原始凭证指将若干张同类原始凭证汇总之后编制的原始凭证汇总表。
如收、发料凭证汇总表等。
7.按照业务类型的不同进行划分
原始凭证按照业务类型划分为款项收付业务凭证、存货出入库业务凭证、成本费用凭证、购销业务凭证和转账业务凭证等。
二、原始凭证设计的基本要求
在设计原始凭证时,应着重考虑下列几个问题:每一类经济业务发生时需要记录哪些方面的内容;处理各类经济业务分别需要经由哪些手续;编制记账凭证或登记分类账、日记账时各有哪些要求;审核原始凭证应把握哪些要件等。
据此规定原始凭证设计的种类、内容、格式和联次等。
原始凭证设计的基本内容包括:原始凭证的名称;接受凭证单位的名称;填制凭证的日期;经济业务的内容摘要;经济业务所涉及的数量、单价和金额;填制凭证单位、人员的签章;凭证的编号;凭证的联次、凭证的版式等。
设计原始凭证的基本步骤包括以下五个方面:①确定所需原始凭证的种类;②明确各种原始凭证的用途;③拟定原始凭证的格式;④规定原始凭证的传递程序;⑤严格原始凭证的保管制度。
在原始凭证设计过程中,还应注意遵循下列要求:
①要适应企业生产经营的特点,兼顾统计部门、业务部门以及其他有关部门对业务管理的具体要求。
②要适应企业内部机构设置和人员分工情况,贯彻内部控制制度,加强各业务部门和经办人员的责任意识,防止错误及舞弊行为;要保证会计凭证简便易行,促使会计信息及时、高效传递。
③要正确处理好借鉴与改进的关系,尤其对于有统一规范格式的原始凭证,如非必要应尽量采用,以简化设计工作,保证会计实务规范统一。
此外,可事先规定原始凭证各联纸张的颜色,以便实务中能有效区别。
三、原始凭证的具体设计
原始凭证的种类繁多,在此列举原始凭证中几种常见的原始凭证设计方法:
1.货币资金收付凭证的设计
我们国家现行财务制度规定,货币资金收付绝大部分通过企业的开户银行进行收付结算,企业收付款凭证主要包括:企业通过银行办理的收付结算凭证、企业通过现金办理的收付结算凭证和企业办理银行收付结算的内部申请等原始凭证。
前一种均系银行等部门设计的专门凭证,比如银行设计的进账单等。
后两种主要是企业设计的内部收付凭证,包括收据、借据等,所以企业设计的货币资金收付凭证内容为企业通过现金办理的收付结算凭证。
企业设计货币资金原始凭证时必须要求原始凭证包括:经济业务说明栏、摘要栏、资金金额大小写、有关责任人签字必须齐全,如果是涉及外单位的资金往来,务必在原始凭证上要求加盖外单位的公章或者财务章。
图3.1现金借款单
图3.2收据
图3.3付款申请单
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