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四、会计档案的保管、销毁和调阅规定
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1.会计档案的保管规定
会计档案的保管期限原则上按《会计档案管理办法》和省（区）、市实施细则的规定执行。
做到会计档案完好无缺，不丢失、不破损、不霉烂、不被虫蛀。
会计档案的信息不超过规定的传递范围。
属于定期报管期限的档案如因特殊需要，可以延长保管期限。
凡是在本单位会计核算中形成的记录和反映会计核算的，对工作总结和考查及研究经济活动有长远利用价值的会计资料作为永久保存。
各类会计档案的保管期限，根据其特点，可分为永久和定期两类。
各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
各类会计档案所适用的保管期限为最低保管期限，各单位不得擅自变更。
主要会计档案保管年限如下：
（1）会计凭证类。
原始凭证、记账凭证、汇总凭证的保管年限都是15年。
（2）会计账簿类。
总账、明细账、日记账（除现金日记账和银行存款日记账）、辅助账簿的保管年限都是15年；现金日记账和银行存款日记账的保管年限都是25年；固定资产卡片是在固定资产报废清理后保管5年。
（3）财务报告类。
月、季度财务报告（包括文字分析），保管年限是3年；年度财务报告（决算）（包括财务分析）属于永久性保管。
（4）其他类。
会计移交清册的保管年限是15年；会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久性保管；银行余额调节表、银行对账单的保管年限是5年。
2.会计档案的销毁规定
根据《会计档案管理办法》的规定，会计档案保管期满需要销毁时，应由单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和该档案应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，并由单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。
销毁会计档案时，应当由档案管理和会计机构共同派人员监销，监销人员在销毁会计档案前，逐项对会计档案销毁清册所列内容清点核对，所要销毁的会计档案清点核对无误后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位领导。
在销毁会计档案前，对于其中未了结的债权债务的原始凭证，例如，涉及林、地、房产权转让的契约及有关的货币收支凭证，涉及外事的凭证以及对处理历史遗留问题有重要参考价值的原始凭证，均应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到确无保管必要时销毁。
建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。
3.会计档案的调阅规定
保管会计档案的最终目的，是为了利用会计档案，除了为本单位提供利用外，也可以为上级单位提供利用。
调阅时，要严格办理调阅手续。
本单位人员调阅，要经会计主管人员同意；外单位人员调阅，要有调阅单位的正式介绍信，并注明调阅会计档案的内容，经单位领导人和会计主管人员批准后，办理调阅手续。
在调阅过程中，只能调阅与调阅内容有关的资料，不能调阅与调阅内容无关的资料。
原则上档案原件不得借出，也不得拆散原卷（宗）册。
外单位调阅会计档案，如需抄录和复制的内容，应由会计主管人员签署意见，经本单位领导批准。
如有特殊需要，经本单位负责人批准后，提供查阅或者复制，并办理登记手续。
各单位应当建立会计档案查阅、复制登记制度，为会计档案的利用提供依据。
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